Mnoho firem, společností a institucí zavádí ve svých provozovnách bezpečnostní kamerové systémy. Pohled na monitorování z hlediska ochrany osobních údajů závisí na účelu monitorování. Hlavním účelem monitorování ve firmách je většinou bezpečnost zaměstnanců při práci nebo ochrana objektu před neoprávněným vstupem nebo odcizením majetku.
Monitorování zaměstnanců
Zaměstnavatel má právo instalovat kamerové systémy a monitorovat zaměstnance za účelem dodržování bezpečnostních norem nebo zaměstnavatelem stanovených pravidel. Avšak zaměstnavatel nesmí zároveň narušit soukromí zaměstnanců, kteří mají ze zákoníku práce právo na ochranu soukromí a ochranu osobních údajů.
Co se pracovnoprávního vztahu týká, základným ustanovením je § 316 Zákona č. 262/2006 Sb., zákonník páce, v platném znění.
Zde je nutno spomenout, že dikce prvního a druhého odstavce jsou ve vzájemném střetu. První odstavec ukládá zaměstnancům zákaz užívání výrobních a pracovních prostředků zaměstnavatele pro osobní potřebu bez jeho souhlasu, přičemž zaměstnavatel je oprávněn přiměřeně kontrolovat dodržování takového zákazu.
V druhém odstavci tohoto ustanovení je pak zaměstnavateli uložen výslovný zákaz bez závažného důvodu, spočívajícího ve zvláštní povaze jeho činnosti, narušovat soukromí zaměstnance na pracovištích. To znamená, že nebude zaměstnance podrobovat otevřenému nebo skrytému sledování, odposlechu a záznamu telefonických hovorů, kontrole elektronické pošty nebo listovních zásilek adresovaných zaměstnanci.
Aby sledování zaměstnanců mohlo být považováno za legitimní, je třeba vůči zaměstnanci splnit oznamovací povinnost. Pokud zaměstnavatel zavádí kontrolní mechanismus, je povinen projednat se zástupci zaměstnanců rozsah kontroly, způsob jejího provedení, jakož i dobu jejího trvání a informovat zaměstnance o rozsahu kontroly, způsobu jejího uskutečnění, jakož i o době jejího trvání. "
Nejpraktičtější spůsob oznamovací povinnosti pro zaměstnavatele, je zapracovat takovou informaci přímo do pracovní smlouvy.
Povinnosti zaměstnávatele při zavedení kamerových systémů
Zaměstnavatel musí k tomu, aby mohl monitorovat zaměstnance, dodržovat zákonem stanovená nařízení:
- Zavedení kamerových systémů a monitorování zaměstnanců musí být projednány se zástupci zaměstnanců
- Před zahájením monitorování musí být zaměstnanci informováni o provozování kamerového systému
- Musí uvést důvod monitorování zaměstnanců
- Musí respektovat soukromí zaměstnanců. Kamerový systém může být zaveden v místě provozu nebo provádění práce. Kamerový systém by neměl být nainstalován a provozován na místě, kde by mohlo být narušeno soukromí zaměstnanců. (Například toalety, šatny...)
Likvidace záznamů
V GDPR není stanovena doba uchovávání. Zaměstnavatel si může stanovit dobu uchovávání. Nejlepší je po dosažení účelu zpracování osobních údajů záznamy vymazat. Účelem zpracování osobních údajů může být například identifikace příčiny pracovního úrazu.
Práva zaměstnanců
Hlavní změny, které přináší nové nařízení GDPR, jsou nová práva dotyčných osob (které jsou v tomto případě zaměstnanci) a posílení původních práv. Kromě práva být informován má osoba právo na přístup k jeho osobním údajům. To znamená, že pokud osoba požádá o poskytnutí záznamu, ve kterém byla zachycena, zaměstnavatel musí dotyčnému tento záznam poskytnout. Poskytovatel záznamu také musí dbát na práva ostatních. To znamená, že musí poskytnout jen tu část záznamu, na níž je jen dotyčná osoba. V případě výskytu více osob na záznamu by měly být použity prostředky, díky kterým se nebudou dát identifikovat tyto osoby kromě žadatele (například zakrytí, zamlžení nebo rozmazání obličeje).
Bezpečnostní opatření při monitorovaní
Provozovatel musí přijmout bezpečnostní opatření minimálně v následujícím rozsahu:
- Musí si splnit povinnost informování vůči zaměstnancům resp. dotyčným osobám
- Poučit osoby oprávněné sledovat nebo manipulovat se záznamy z bezpečnostních kamer
- Zamezit přístupu ke kamerovým záznamům nepovolaným osobám
- Záznamy po uplynutí doby určené ve vnitropodnikové směrnici nebo po dosažení účelu, pro který byly uchovávány, vymazat, resp. záznamy zlikvidovat
Monitorování za účelem ochrany majetku
Pokud jsou monitorovány jiné osoby než zaměstnanci (například zákazníci, návštěvy ...), většinou účelem monitorování je ochrana majetku proti odcizení nebo zničení cizím zaviněním. V tomto případě jde o oprávněný zájem provozovatele jako právní základ.
Bezpečnostní opatření při monitorování prostorů pro účely ochrany majetku
Provozovatel musí přijmout bezpečnostní opatření minimálně v následujícím rozsahu:
- Musí si splnit povinnost informování vůči dotčeným osobám (tyto údaje mohou být zveřejněny například na webové stránce společnosti)
- Prostor, který je monitorován kamerovým systémem, by měl být označen při vstupu viditelným označením
- Poučit osoby oprávněné sledovat nebo manipulovat se záznamy z bezpečnostních kamer
- Zamezit přístupu ke kamerovým záznamům nepovoleným osobám
- Záznamy po uplynutí doby určené ve vnitropodnikové směrnici nebo po dosažení účelu, pro který byly uchovávány vymazat, resp. záznamy zlikvidovat
Pokud jsou kamerovým systémem monitorovány i prostory přístupné veřejnosti ve velkém rozsahu, provozovatel musí vypracovat i posouzení dopadů.
